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30 Consejos
Para Mejorar Tu Productividad
Muchas veces
carecemos de herramientas para mejorar nuestra productividad, para dejar de
perder el tiempo y para simplemente enfocarnos en nuestras tareas de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
Pues bien, no
es un secreto que la mayoría de nosotros tendemos a desmotivarnos pronto y por
tanto a procrastinar, sin embargo hoy quisiera mencionar una buena cantidad de
consejos que siempre me permiten mejorar mi productividad cuando siento que me
hace falta.
Esto tiene
que ver mucho con el tipo de solución Heurística al problema. Normalmente los
problemas más complejos cuya solución directa no es muy clara, se solucionan
mediante Heurística.
Usualmente,
el encontrar una buena y óptima solución dependerá de qué tanto conocemos el
problema. Conforme se adquiera más conocimiento sobre el problema, se podrán ir
realizando ajustes a la solución en el camino, y de esta manera mejorar la
efectividad.
Así que
usando un poco de heurística esta vez aplicada a la productividad personal, he
aquí 30 consejos:
1. Elimina lo
innecesario
Muchas veces
contamos con actividades o quehaceres simplemente innecesarios. Es bueno
tenerlos en cuenta para poder eliminarlos y evitar que nos hagan perder
tiempo.
Si no
necesitas hacer algo realmente, elimínalo de tu lista.
2. Fija Metas
Diarias
En ocasiones
es fácil sucumbir ante el día a día, y perder enfoque y concentración con el
paso del tiempo. Cuando se tiene una meta muy grande en mente, es fácil llegar a
procrastinar.
Si fijas
metas diarias y te propones llegar a ciertos logros al final del día, será mucho
más fácil permanecer enfocado. Ahora bien, esto requerirá de tu Fuerza de Voluntad para
inicialmente plantear dichas metas diarias.
3. Lo Peor
Primero
Para vencer a
la procrastinación, aprende a enfrentarte con las tareas menos placenteras
temprano en la mañana, en vez de dejarlas para el final del día.
Esta simple
aproximación te permitirá tener un gran día productivo, y finalmente no te
sentirás mal cuando llegue la noche, por haber dejado de hacer lo
necesario.
4. Identifica
Tus Horas Pico
¿En qué horas
del día sientes más motivación? Identifica esos momentos y agenda las tareas
más importantes para dichas horas. En mi caso, mis momentos productivos
antes del sueño bifásico estaban después de las 12:00 a.m. Ahora, con tanto
tiempo en la mañana y al tener que buscar algo que hacer para evitar dormir,
esta productividad se disparó en horas de la mañana.
Esto puede
cambiar para cualquiera en cualquier momento, pero identificar inicialmente tus
horas pico, te permitirá anotarte otro par de puntos al marcador de tu
productividad.
5. Empaqueta
Tu Tiempo
Date lapsos
estrictos y concretos de tiempo para cada tarea que vas a realizar, sin importar
cuánto tiempo sea. Lo verdaderamente importante es que no dediques mucho tiempo
más del establecido, ni tampoco mucho menos.
Para aprender
más puedes leer sobre Empaquetamiento del tiempo.
6. Define
Minitareas
Si utilizas
estrategias de productividad tales como el Empaquetamiento del Tiempo, una buena
idea es definir minitareas para cada paquete de tiempo.
Si vas a
trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que realizarás antes
de levantarte de la silla, y por supuesto, que dicho trabajo sea igual o menor
al paquete de tiempo establecido. Por ejemplo si estás escribiendo un libro, que
tu minitarea sea no levantarte hasta escribir 1000 palabras.
7. Usa Lotes
De Actividades
Es bastante
útil dividir tu día en lotes de actividades, por ejemplo, podrías dejar la
realización de llamadas sólo para por la mañana, de 9:00 a.m. a 10:00
a.m.
Con esto,
garantizas que no habrán distracciones, y que al estar concentrado en un
conjunto de tareas específicas, te será más fácil realizarlas en ocasiones
mecánicamente.
8.
Madruga
Si aún no
eres un madrugador, puedes aprender a serlo: ¿Cómo Ser Un
Madrugador?.
Madrugar te
brinda montones de ventajas, entre ellas, el hecho de que tienes toda la mañana
desde las 5:00 a.m. (o la hora que decidas) para trabajar, y cuando todos se
levanten habrás tenido al menos 3 o 4 horas de ventaja para adelantar tus tareas
y actividades.
9. Elimina
Distracciones
Si tu trabajo
es en el computador, desconecta los programas de chat y redes sociales e incluso
el Internet.
Ve a un lugar
calmado y silencioso, como a un café, a una librería o a un parque, y enfócate
en terminar lo que tienes pendiente. Si la música te sienta bien, puedes
utilizar audífonos, pero asegúrate que sea música que te ayude a
concentrar.
10. Aumenta
Tu Frecuencia
Durante tus
paquetes de tiempo, escribe más rápido, lee más rápido e incluso habla más
rápido. Trata de pensar más rápido y de llevar a cabo las tareas de manera más
eficientemente.
Con esto
simplemente quiero decir que aumentando un poco tu frecuencia de trabajo,
lograrás ahorrar una buena cantidad de tiempo al final del día o del paquete de
tiempo.
11. Adecúa Tu
Entorno
Próximamente
escribiré un artículo sobre la manera de adecuar tu entorno para maximizar la
productividad.
Sin embargo,
te puedo adelantar que la idea principal es trabajar en un lugar ordenado y
minimalista al estilo zen, de tal manera que sientas calma y paz con tu lugar de
trabajo y esto te brinde tranquilidad y motivación a la hora de
desempeñarte.
12. Lleva Una
Agenda
Quizás suene
obvio, pero llevar una agenda puede maximizar tu productividad increíblemente.
Yo personalmente no confío en mi memoria, por lo que prefiero que mi agenda
digital haga el trabajo de acordarse por mí.
Y hablando de
esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes utilizar un celular tan
avanzado como un Blackberry para tal fin, e incluso uno con el comando básico de
recordatorio. En ocasiones hasta simples alarmas a horas específicas podrían
servir. Si lo prefieres en papel, que sea en papel.
13. Ten En
Cuenta La Ley De Pareto
La ley de
Pareto es el principio del 80-20.
Esta ley
indica que el 80% del valor de una tarea proviene del 20% del esfuerzo. Enfoca
tus esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el 80% restante. Los
perfeccionistas lo hacen, y obtienen grandes resultados, pero usualmente no lo
hacen a tiempo.
14. Preparen,
Fuego, !Apunten!
Elimina la
procrastinación tomando acción inmediatamente luego de fijar una tarea, luego de
empezar realiza los ajustes necesarios. Es decir Prepara, Dispara y luego apunta
y sigue disparando.
No importa
que la acción realmente no esté muy bien planeada, verás el nivel de
productividad que podrás alcanzar cuando utilizas esta aproximación. Y en todo
caso, siempre podrás mejorar en el camino.
15. Usa La
Regla De Los 60 Segundos
La regla de
los 60 segundos dice que cuando hayas reunido la cantidad de información
suficiente para tomar una decisión, inicia un cronómetro y toma dicha decisión
en menos de 60 segundos.
16. Define
Plazos
Establece
plazos específicos para tus tareas y cíñete a ellos. Utilízalos como puntos
focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a los destinos
indicados.
17. Cuéntale
A Los Demás
Cuando le
cuentas a los demás sobre tus tareas y actividades pendientes, en realidad estás
adquiriendo un compromiso moral inconscientemente.
Llevarás la
carga de tener que responder por este compromiso y eso te obligará
(inconscientemente) a cumplir haciendo lo que sea necesario. (Cuidado con la
información que revelas y a quién se la revelas).
18. Sé
Puntual
Sin importar
cuál sea la ocasión, siempre, SIEMPRE sé puntual. Llega a
tiempo a las reuniones, así sean familiares. Si dices que vas a llamar a las
4:00 p.m., que no sea a las 4:01 p.m.
Para esto a
mi me ha servido en ocasiones adelantar todos mis relojes 10 minutos o
más.
19. Rellena
Espacios De Tiempo Con Lectura
Lleva siempre
un libro, un celular o un computador donde puedas leer, para aquellos momentos
en los que tengas que esperar. Por ejemplo en el aeropuerto, o en la sala de
espera de una oficina. Incluso en la fila de un banco (en este caso tendría que
ser un libro en papel).
Lo importante
es que la lectura sea algo que te guste y que te sirva.
20. Aplica
Resonancia
Lo de
siempre, visualiza como si ya hubieses logrado completar tus actividades,
imagina cómo te sentirías y en que pensarías. Colócate en un estado de haber
llegado allí de antemano.
Haz que sea
real en tu mente, y pronto será real en tu vida.
21.
Recompénsate
No importa
cuáles sean las recompensas (no deberían ser exageradas), es bueno que te
recompenses por haber logrado culminar una etapa de tus actividades o por
simplemente haber hecho todo lo que tenías planeado para el día.
22. Difiere
Lo Urgente De Lo Importante
En ocasiones
nos pasamos la vida atendiendo cosas urgentes, y lo importante nunca llega a ser
atendido. Analiza verdaderamente qué actividades son importantes para tu vida y
tu futuro, y cuáles de ellas simplemente requieren ser atendidas ya mismo, pero
que en el futuro simplemente no importarán.
23.
Prepárate
Establece un
ciclo continuo de productividad, preparándote en las noches para el día
siguiente.
Alista el
material y lo que sea necesario para arrancar con tus tareas lo más pronto
posible en la mañana del otro día.
24. Divide Y
Conquista
Rompe tus
grandes proyectos en pequeñas partes y trabaja en cada una de ellas por
separado, de esta manera no sentirás la presión de un gran proyecto, sino que
por el contrario tendrás tareas realizables todo el tiempo.
25. Una Tarea
A La Vez
Una vez que
inicies una tarea, trata al máximo de completarla… de no detenerte hasta
finalizar, y de no mezclar esta actividad con otras. No llegues hasta la mitad y
cambies a otras o descanses, define tus paquetes de tiempo y enfocate por
completo en una sola cosa. ¿Te suena familiar?
26. Crea
Nuevos Hábitos
Se dice que
el ser humano es un ser de hábitos. Y si es así… ¿Qué mejor que crear nuevos
hábitos conscientemente?, me refiero obviamente a buenos hábitos de
vida.
Con esto
puedes fijarte El Reto De Los 30 Días para que te quede mucho más
fácil.
27.
Delega
Siempre que
puedas, convence a otro para que lo haga por ti. Recuerda que se delega el
trabajo, no la responsabilidad.
28. Usa Tu
Intuición
Sigue tu
sentido común y tus corazonadas, está demostrado que tiene un gran poder y
efectividad hacerlo.
29.
Optimiza
Identifica
los procesos a los que mejor te adaptan y que te generan resultados y anótalos,
identifica qué es eso que haces de forma más productiva y haz más de lo
mismo.
Asimismo, ten
en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello. Luego de anotar lo que si
sirve, mira la manera como puede mejorar y busca posibles mejoras a los cuellos
de botella o puntos de quiebre. En ocasiones no vemos claramente las cosas que
tenemos ante nuestros ojos, hasta que utilizamos un microscopio
30. Sigue
investigando
Estoy seguro
que hay muchos más consejos sobre productividad que puedes aprender, lo
importante es que sigas investigando y mejorando.
Con esto ya
tienes sin embargo, un excelente punto de partida.